우리는 모두 항상 일을 처리하는 것 같은 사람을 알고 있습니다.
친구든 동료든 이런 사람은 항상 일이 일찍 끝납니다. 어떻게 한 시간 분량의 업무를 20분 만에 끝내는지 알 수 없는 사람들입니다. 그들은 로봇이나 기계라고 묘사되는 사람들입니다. 왜냐하면 분명히 단순한 인간은 그들처럼 빠르게 일할 수 없을 것이기 때문이죠.
그런데도 이런 사람들이 실제로 존재하며, 최고의 효율성으로 열심히 일하고 있습니다. 이들 매우 생산적인 사람들의 공통점은 무엇일까요? 그들은 어떻게 그렇게 할 수 있을까요?
바로 고효율의 작업습관입니다.
매우 생산적인 사람들을 기계(혹은 마법사)처럼 보일 것입니다. 하지만 그들이 효율적으로 일하고 우리 모두가 겪는 도전들을 어떻게 극복하는지를 연구함으로써, 여러분의 생산성도 높일 수 있습니다.
가장 효율적인 사람들은 다음과 같은 도전들에 어떻게 극복합니까?
- 작은 것부터 큰 것까지 미루는 일들
- 해야만 하지만 지루한 일
- 업무 중 이메일로 응답하는 것과 다른 메시지들
- 완전 정신없는 업무 일과를 겪으면서
- 그들의 가장 중요한 프로젝트에 집중하고 완료하기
비록 제가 ‘생산성의 인물’이라고 주장하고 싶더라도 할 수 있는 최선은 다음과 같습니다만 아직 저도 그것에 대해 노력하고 있습니다. 하지만 글을 읽고 책을 찾아보며 생산적인 사람들에게 질문을 하여 그들의 생산성 습관에 대한 최고의 조언을 찾을 수 있었습니다.
다음은 높은 생산성을 가진 사람들의 가장 중요한 18가지 습관입니다. 이메일에 들이는 시간을 줄이는 방법부터 집중력을 유지하는 방법까지, 이 생산성 팁들이 여러분의 효율성을 극대화하고 더 많은 일을 처리하는 데 도움이 될 수 있습니다.
밤 사이 생산성이 향상되는 것은 아닙니다. 하지만 작은 변화를 만들고 이러한 습관 중 일부를 실천한다면, 효율성을 높이기 위한 길을 빠르게 나아갈 수 있습니다.
다음 습관들을 통해 생산성을 높이고 높은 효율성을 달성하십시오.
- 가장 중요한 작업에 먼저 집중하십시오
- 깊은 작업을 키우십시오
- 집중을 유지하기 위해 방해물 목록을 작성하십시오
- 아이젠하워 매트릭스를 사용하여 장기적 우선 순위를 파악하십시오
- 80/20 규칙을 사용하십시오
- 작업을 보다 작은 단위로 나누십시오
- 휴식을 취하십시오
- 결정을 줄이십시오
- 비효율적인 커뮤니케이션을 제거하십시오
- 반복적인 단축키 찾기
- 성공뿐만 아니라 실패에서도 배우십시오
- 잘못될 때 대비 계획을 세우십시오
- 동기부여나 영감을 받기 전에 일하십시오
- 멀티태스킹 금지
- 탱크를 채우십시오 – 충전하십시오
- 도끼를 갈으십시오
- 에너지를 관리하십시오 (시간뿐만 아니라)
- ‘아니오’라고 말하는 것을 더 잘하십시오
1. 가장 중요한 작업(MITs)부터 집중하세요
생산성 팁 – 가장 중요한 작업(Most Important Tasks)에 먼저 집중하십시오! 아마도 매사추세츠 공과대학교(MIT)에 다니지 않았을 것입니다. 그러나 MIT는 당신이 더 생산적이 되도록 도울 수 있습니다.
가장 중요한 작업(Most Important Tasks)에 대한 이론은 주어진 할 일 목록에 다른 것들보다 더 중요한 작업이 있다는 것입니다. 할 일 목록 항목을 확인하는 것에만 집중하면, 중요한 작업과 상대적으로 덜 중요한 작업이 완료된 혼합물에 빠질 것입니다.
또한 연기의 가능성에 노출되어 있습니다 — 하루종일 쉽고 덜 중요한 할 일들을 체크하는 하면 어려운 일에 집중하는 것이 어렵습니다.
대신, 하루를 시작할 때 1-3개의 가장 중요한 작업(MITs)을 선택하는데 몇 분을 쓰십시오 — 무엇이든, 하루가 끝날 때까지 마무리해야 할 것들입니다.
중요한 것에 대한 새로운 집중력으로, 의미 있는 할 일 목록을 작성하는 것이 더 쉬워집니다 — 중요한 일을 반드시 처리하세요.
Whole Life Productivity의 로라 에어너스트(Laura Earnest)는 생산성 습관으로서 우선 순위의 중요성에 이렇게 말했습니다:
“효율적과 효과적 사이의 차이를 말하려고 합니다만, 두 가지를 모두 높은 생산성을 위해 필요하다고 생각합니다. 효율적은 일을 잘하는 것이고, 효과적은 올바른 일을 하는 것입니다. 그래서 가장 생산적인 사람들은 고가치 작업(효과적)에 노력하면서, 그 작업들을 수행하는 방법이 최선(효율적)인지 확인합니다.
또한 가장 생산적인 사람들은 어떤 것들이 가치 있는 작업인지를 판단할 수 있고, 다른 일들은 놓치거나 위임할 수 있습니다. 모든 일을 처리하는 데에 미친 듯이 급하지 않습니다. 왜냐하면 그들은 모든 일을 처리할 수 없다는 것을 알고 있기 때문입니다.”
2. 깊이 있는 작업(Deep Work)에 몰두하라
어떤 일은 그냥 어렵다. 깊이 있는 작업에 대한 대체자는 없다.
모두가 신경쓰지 않아도 해결할 수 있는 몇 가지 일상적인 작업이 있습니다. 이것들은 특별히 흥미롭지 않기 때문에 해야 할 일을 찾는 것이 어렵습니다.
한편, 어떤 작업은 그냥 어렵습니다. 여러 작업을 동시에 수행하여 그것들을 완료할 수 없습니다. 이것들을 놀라운 성과로 만들기 위해서는 많은 시간과 정신적 노력이 필요합니다. 이러한 작업을 “깊이있는 작업”이라고 합니다.
Cal Newport은 그의 베스트셀러인 Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World에서 이런 유형의 작업에 대해 이야기했습니다. Newport는 강렬한 집중력은 이기적인 것이라고 주장하며, 그것을 정복할 수 있는 사람들은 거대한 이점을 가지고 있다고 말합니다.
Newport가 제시하는 깊이 있는 작업을 요령있게 진행할 수 있는 몇 가지 추천 사항은 다음과 같습니다:
- Deep work을 일정에 넣어 처리: 매일 비슷한 시간에 Deep work을 계획에 넣으세요. 아마도 오전에요. 정기적으로 깊은 작업을 하기 위한 시간을 가지고 있으면 습관을 만들어 줍니다.
- 지루함을 즐겨라: 지루함은 생산적인 습관으로 여기는 것은 역설처럼 들리지만, 지루함에 익숙해 지는 것이 중요하다. Deep work은 항상 즐겁지 않고 도리어 너무 어려워서 진행이 더뎌서 오는 지루함이나 실패에 대한 분노가 우리를 산만하게 만드는 원인이 됩니다. SNS등 재미를 찾지 말고 아무것도 하지 않고 생각하는 것에 익숙해 지세요.
- 연락하기 어렵게 만들기: 이메일 및 메신저로 당신에게 연락하는 사람들이 연락 전에 더 많은 생각하도록 요청하여 이러한 낭비를 줄일 수 있습니다. 가능한 한 많은 정보를 이메일로 제공하도록 사람들에게 요청하고, 그들의 질문을 미리 연구하게 하십시오. 같은 맥락으로, 아무 생각 없이 간단한 이메일 대신에 충분한 생각 후 긴 이메일을 보내세요.
- 작업습관을 알아라: 독립적으로 최고의 작업을 할 것인가요? 주기적인 휴식을 갖고 싶나요? 혹은 바쁜 일정을 둘러싸고 일하고 있습니까? 전체 일정을 뒤엎을 필요는 없습니다. 그저 깊이 있는 작업을 위한 시간을 할애하세요.
3. 집중력을 유지하기 위해 산만함 목록을 작성하세요
이메일, 소셜 미디어, 수많은 작은 할 일들로 인해 생산적이려고 할 때 쉽게 산만해질 수 있습니다.
깊은 작업에 집중하려고 하든 작은 과제들을 처리하려고 하든, 산만함은 생산성의 걸림돌입니다. 주변에 산만함이 있으면 효율적인 작업 습관을 유지하기 어렵습니다.
산만함을 줄이는 강력한 방법 중 하나는 “산만함 목록”을 만드는 것입니다.
노트에 산만함 목록을 작성하고 산만한 생각이 떠올랐을 때 기록하세요.
이 목록 (Google Doc이든 todo 앱이든)을 작업하고 있을 때 주변에 두고 산만한 생각이 떠올랐을 때 그것을 목록에 적어 작업으로 돌아가세요.
이 기술은 Pomodoro 기법의 비결 중 하나이며, 대부분의 경우 산만함이 정당한 주의를 필요로 하기 때문에 강력합니다.
예를 들어, 깊은 작업을 하다가 납부해야 할 청구서를 생각해내거나 새로운 블로그 게시물에 대한 아이디어를 갖게 되면, 이러한 생각은 주의를 기울일 가치가 있습니다.
그저 지금 당장은 필요하지 않을 뿐입니다.
작업 중에 생각이 떠올랐다면 적어두세요. 작업을 잠시 멈출 때 까지 기다린 후, 그것들을 처리하거나 더 큰 할 일 목록에 추가할 수 있습니다.
4. 아이젠하워 매트릭스를 사용하여 장기적인 우선순위 확인하기
생산성의 위험 중 하나는 단기적인 초점을 맞추는 것입니다. 경영 전설인 피터 드러커가 한 때 말했듯이, “전혀 수행되지 않아야 할 일을 효율적으로 수행하는 것보다 더 쓸모없는 것은 없다.” 생산성 습관을 연구할 때, 그러한 함정에 쉽게 빠질 수 있습니다.
주어진 업무일에서, 지금 당장 중요해 보이는 일에 몰두하기 쉽습니다.
아이젠하워 매트릭스는 도널드 아이젠하워가 장군 시절에 결정을 내리기 위해 사용했던 것으로, 스티븐 코비의 책 The 7 Habits of Highly Effective People에서 인기를 얻었습니다. 이 방법은 무엇을 작업해야 할지 그리고 무시해야 할지를 빠르게 판단하는 데 도움이 됩니다.
아이젠하워 매트릭스를 만들려면 2 x 2 정사각형을 그리세요. 한 축에는 “중요”와 “중요하지 않음”을 써 주세요. 다른 축에는 “급함”과 “급하지 않음”을 써 주세요.
각 작업의 중요성과 급박함을 바탕으로 할 일 목록을 정리하면 그것이 가치가 있는 시간 소모를 도움이 됩니다.
급하지만 중요하지 않은 일에 대부분의 시간을 보내고 계십니까? 위임, 자동화 또는 제거 방법을 찾으세요.
중요하지 않거나 급하지 않은 일에 시간을 보내고 있습니까? 그런 것들은 무시하세요.
중요하지만 급하지 않은 일에 시간을 할애하고 있습니까? 대부분의 사람들처럼 이 영역에 더 많은 시간을 보낼 수 있습니다. 아이젠하워 매트릭스는 무엇이 중요하고 무엇이 그렇지 않은지를 보다 쉽게 알 수 있게 해줍니다.
5. 80/20 규칙을 이용하라
업무 우선 순위를 결정하는 또 다른 방법은 80/20 원리에서 비롯됩니다.
이탈리아 경제학자 빌프레도 파레토에 의해 발견된 80/20 규칙 (또는 파레토 원리라고도 함)은 모든 추구에서 결과의 80%가 노력의 20%에서 나올 것이라고 주장합니다.
효율성을 극대화하기 위해, 생산성이 높은 사람들은 업무 중 가장 중요한 20%를 파악합니다. 그런 다음, 가장 큰 영향을 미치는 일에 더 많은 시간을 확보하기 위해 다른 80%의 일정을 줄이는 방법을 찾습니다.
6. 작업을 더 작은 단위로 나누십시오
왜 미루게 되나요?
사람들이 미루는 다양한 이유가 있지만, 가장 중요한 것은 해야 할 일 목록에 있는 작업들이 너무 어렵게 느껴지기 때문입니다.
범위가 넓고 구체적이지 않은 할 일 항목이 있는 경우, 그 작업들에 대처하는 것은 어려워집니다. 그 항목을 보고 “어디서부터 시작해야 할 지 모르겠다”고 생각하게 됩니다.
큰 할 일들을 작은 할 일로 나누는 것부터 시작하세요. 각 작업에 대해 작은 목표를 설정하십시오.
예를 들어, “생산성에 관한 블로그 포스트 작성”이라는 할 일 항목을 가지고 있다면 – 이상하게도, 이를 미루게 되기 쉽습니다. 왜냐하면 시작할 수 있는 몇 가지 다른 방법이 있기 때문입니다.
그 큰 작업을 더 작은 조각으로 나누면 어떨까요? “생산성에 대한 블로그 작성” 대신, 할일 목록의 예를 들면:
- 생산성과 좋은, 효율적인 습관과 관련된 키워드 찾아보기
- 생산성에 대한 Google 상위 10개 검색결과 읽어보기
- 더 생산적이 되기 위한 기타 방법들을 브레인스토밍 하기
- 찾은 아이디어어나 생각해 본 아이디어들을 개요로 정리하기
- 각 전략에 대한 구체적인 생각을 점들로 적어보기
- 정리한 점들을 하나씩 확인하면서, 이를 완전한 섹션으로 드러내기
큰 할 일 항목이 6개의 작은 작업으로 변했습니다. 그래, 이렇게 하면 할 일 목록이 길어지지만, 그것은 또한 더 빨리 일을 처리하는 데 도움을 주며, 시작할 위치를 생각할 필요가 없습니다.
목록에 있는 각 항목은 매우 구체적입니다. 저는 순서대로 해결하기만 하면 됩니다. 그 결과가 바로 여러분이 지금 읽고 있는 이 블로그 게시물입니다.
7. 휴식 취하기
아무도, 매우 생산적인 사람조차도, 8시간 내내 집중하는 것은 불가능합니다. 그냥 가능하지 않습니다. 얼마나 효율적인 습관을 만들더라도 그렇게 오래 집중력을 유지할 수 없습니다.
그래서 휴식을 취하는 것이 중요합니다 (그리고 연구 결과에 따르면 휴식은 사람들을 더 생산적으로 만듭니다). 몇 분만 쉬어도 에너지를 다시 채울 수 있고 새로운 아이디어를 생각해 낼 수 있습니다.
휴식을 취하는 것에 적극적으로 접근하십시오. 휴식을 취할 때, 그것들을 구조화되고 의도적으로 만드는 것이 중요합니다. “휴식을 취한다”고 나태를 정당화하는 것은 쉽습니다. 그러나 휴식 시간을 정하지 않으면 실제로 그냥 정신이 팔릴 수 있습니다.
포모도로 기법과 같은 방법이 도움이 될 수 있습니다. 포모도로 기법은 25분 동안 일하고 5분간 짧게 휴식을 취하는 것을 제안합니다. 특정 시간 동안 집중해서 작업한 후 의도적으로 작업하지 않는 더 짧은 시간을 갖습니다.
휴식 시간을 정해놓으면 하루 종일 신선하고 생산적으로 유지할 수 있습니다.
8. 중요하지 않은 것들에 대해 결정을 덜 내리다
버락 오바마 전 대통령은 적어도 한 번 Vanity Fair에게 그가 어떤 옷을 입을지에 대한 결정을 내리지 않는다고 말한 적이 있습니다.
“저는 오직 회색이나 파란색 정장만 입는걸 보실 수 있을 거예요.” [오바마가 말했다.] “선택을 줄이려고 노력하고 있어요. 제가 먹는 것이나 입는 것에 대한 결정은 하고 싶지 않아요. 왜냐하면 내가 내릴 다른 결정들이 너무 많거든요.”
어떤 결정들은 중요합니다. 대부분은 그렇지 않죠. 생산성을 높이고 싶다면 일상적인 결정을 아웃소싱하거나 제거하는 것을 고려해 보세요.
다른 고효율적인 사람들도 그들의 효율적인 습관에 대해 비슷한 이야기를 했습니다. 저자이자 기업가인 라미트 세티는 “라미트의 책 구매 규칙”이라는 것이 있습니다.
“책을 사려고 생각하면, 그냥 사세요. 5초도 고민하지 마세요. 단 하나의 생각만으로도 그 가치가 충분합니다.”
만약 두 권의 책 중 어떤 책을 읽을지 결정하려고 한다면, 세티는 말할 것입니다. “둘 다 읽으세요.” 중요하지 않은 것에 결정력을 낭비할 필요가 없습니다.
9. 비효율적인 커뮤니케이션 줄이기 (이메일에 시간 덜 쏟기)
이메일은 종종 생산성 습관의 악몽으로 간주된다. 많은 사람들이 이메일 받은 편지함을 계속 보이도록 열어 두고 들어오는 모든 알림에 대해 실시간으로 응답한다.
깊은 작업 부분에서 말했듯이, 이러한 유형의 방해 요소를 줄이는 것에는 많은 가치가 있다. 그 중 하나는 바로 받은 편지함을 최소화하고 특정 시간 간격으로 확인하는 것이다.
또 다른 방법은 이메일 커뮤니케이션 자체를 더 효율적으로 만드는 것이다. 다시 말해: 더 나은 이메일을 보내라.
회의를 예약하려고 시도한 적 있나요? 그런 다음 특정 시간과 장소를 결정하기 위해 다시 다섯 통의 이메일을 보냈나요?
간단한 회의를 예약하는 데 이메일 수를 줄일 수 있다면 어떨까요? 또는, 실제 작업에 들어가기 전에 이 메일을 더 정확하게 만들어 왕래를 덜 할 수 있다면 어떨까요?
연구에 따르면, 업무에서 회의와 동료들의 방해가 직원의 25%에게 방해 요소로 간주된다. 실제로, 나이가 들수록 이것이 방해 요소로 인식된다.
매우 생산적인 사람들은 각 이메일을 더 명확하고 가치 있는 것으로 만들어 보내서 이메일 수를 줄인다. 이는 각 이메일을 작성하는 데 몇 분 더 걸릴 수 있지만 — 결국 시간을 절약한다.
직원과 회의를 예약해야 한다면 다음과 같은 이메일을 보내지 마십시오:
“안녕하세요 [직원 이름],
[프로젝트]에 대해 이야기하기 위해 만나고 싶습니다. 언제 괜찮으신가요?
감사합니다[, 당신의 이름]”
이런 이메일로 일이 끝나지만, 추가 스케줄링 이메일이 많이 필요할 것이다.
실제 회의도 굉장히 비효율적일 것이고, 회의 안건을 직접 논의해야 하며 — 다른 사람은 질문에 대한 답변을 생각해 볼 시간이 없다.
더 나은 이메일은 다음과 같다.
“안녕하세요 [직원 이름],
[프로젝트]에 대해 이야기하기 위해 만나고 싶습니다. 특히 다음에 대해 이야기하고 싶습니다:
[프로젝트 안건 주제 1]
[프로젝트 안건 주제 2]
[프로젝트 안건 주제 3]
캘린더를 확인해 보니 화요일 오전 10시나 수요일 오후 1시에 둘 다 가능한 것 같습니다. 어떤 시간이 가장 잘 맞는지 알려 주시고, 제 캘린더에 예약해 주시기 바랍니다.
감사합니다[, 당신의 이름]”
이 이메일은 좀 더 길다. 작성하는 데 좀 더 생각이 필요하다. 그러나 더 효율적이다. 이 회의를 예약하는 데 이메일은 0~2통만 더 필요하며, 명확한 안건과 목표를 가지고 회의에 참석할 수 있다.
Calendly와 같은 서드파티 스케줄러를 사용하면 이것을 더 쉽게 할 수 있다. 링크를 통해 그들을 최적 시간에서 예약할 수 있다.
회의 일정 잡기부터 과제 지시 또는 질문하기까지, 이메일을 가능한 한 정확하게 만들자. 이는 처음에는 조금 더 작업이 필요하지만, 결국 더 효율적이 되며 불필요한 작업을 줄여준다.
10. 반복 가능한 단축키 찾기 — 작업 자동화
여러분이 같은 일들을 계속 반복한다면, 그 일들을 더 빠르게 할 수 있는 방법을 찾아보세요.
이것은 일반적인 키보드 단축키를 배우는 것만큼 간단하거나, 비즈니스의 전체 부분을 자동화하는 것을 포함할 수 있습니다.
이메일 자동화 예시: 이메일 회상 캠페인에 응답한 연락처가 CRM에서 딜로 라우팅되는 경우
어떤 방법으로 단축키를 찾을 수 있을까요? 몇 가지 잠재적인 예를 들어보겠습니다.
– 흔히 하는 작업에 대한 표준 운영 절차를 준비하여 체크리스트를 따르면 되지 않고 스크래치부터 일하기보다 빠르게 작업할 수 있습니다.
– 인턴이나 다른 직원들에게 적절한 업무를 위임하십시오. (그냥 직원들과 꾸준히 소통하고 업데이트하는 것이 중요합니다.)
– 자주 사용되는 간단한 키보드 단축키를 익혀보세요. 최근에 닫은 탭을 다시 여는 “command + shift + t” 또는 구글 독스에서 제목을 만드는 “command + option + 2” 같은 것들이 좋습니다.
– 타자 속도를 높이세요 — 뻔하게 들리겠지만, 60과 90글자 사이의 차이는 엄청납니다. Typeracer와 같은 게임이 도움을 줄 수 있습니다 (주의: 중독성이 있습니다).
– 반복적인 작업에 기술을 활용하여 처리하십시오
반복적인 작업은 단축키, 위임, 또는 자동화의 좋은 후보가 될 수 있습니다. 이를 처리하면 시간과 에너지를 아낄 수 있습니다.
11. 성공과 실패 모두에서 배우다
높은 생산성을 가진 사람들의 도전 중 하나는 빠른 작업이 좋은 작업이기도 하다는 것을 확인하는 것입니다.
빠르게 일할 때 실수를 만들 가능성이 열립니다. 고 생산성의 사람들은 모든 가능한 순간에 배우고 발전시켜 좋은 작업을 감각적으로 생산할 수 있습니다.
실수에서 배우는 것은 (뻔하지만) 가치 있는 일입니다. 무언가 잘못될 때, 실수를 분석하고 방지할 방법을 찾아 학습 경험이 매우 가치있습니다.
또한 중요하고 훨씬 덜 흔한 것이 성공에서 배우는 것입니다. 무언가 잘 되면 왜 그런 것인가요?
성공을 거두면 샴페인을 터트리고 축하를 시작하고 싶을 수 있습니다. 그리고 잘못 이해하지 마세요 – 성공을 축하하는 것도 좋습니다.
그러나 성공은 실패만큼 주의를 기울여야 합니다.
고 생산성의 사람들은 어떻게 성공을 반복할 수 있는지 알아내어 성공을 최대한 활용합니다. 무엇이 잘 되었으며 왜 그런가요? 이 경험에서 다시 사용해야 할 것은 무엇인가요? 성공적인 프로젝트의 어떤 요소가 효과적이지 않고 다음 번에 제거될 수 있을까?
이러한 질문을 하면 성공을 한 번에서 반복적인 성공으로 옮기게 됩니다. 또한 성공을 감각적 수준에서 이해하는 데 도움이 됩니다 – 새 프로젝트 작업을 시작할 때마다 시간을 절약하는 것입니다.
12. 잘못된 일에 대비한 계획 세우기
잘못된 일이 생기기 전에 (그러한 일이 발생하기 전에) if/then 계획을 세워보세요.
모든 사람에게 일어나는 일입니다. 오늘은 지금까지 가장 생산적인 날이 될 거라는 큰 계획을 세웠지만, 갑자기 작은 문제들이 생겨나고 당신의 관심을 요구하기 시작합니다.
난방기가 고장 나서 수리공을 불러야 하거나, 마지막 순간 회의가 생기거나, 점심 시간을 예약하지 않은 경우처럼 – 때로는 일이 잘못됩니다.
매우 생산적인 사람들은 계획의 오류를 인정합니다: 모든 사람이 과제를 완료하는 데 걸릴 시간을 과소 평가한다는 사실입니다.
계획의 오류에 관한 연구는 이러한 잘못된 추정의 이유 중 많은 부분은 우리가 아직 계획에 없는 업무나 책임을 고려하지 않기 때문이라고 보여줍니다.
다음 주에 미팅을 예약하려고 시도해보고 “다음 주에 하자, 다음 주가 더 여유로울 것 같아?”라고 생각해본 적이 있나요? 그러나 다음 주가 되면 여전히 바쁩니다.
매우 생산적인 사람들의 다음 주가 여유로운 이유는 단지 아직 예약하지 않았기 때문입니다. 방해 요소까지 고려해 계획을 세우고 잘못되었을 때의 대체 계획을 만들어 문제가 발생할 때 빠르게 적응할 수 있습니다.
13. 동기부여나 영감이 생기기 전에 일하십시오.
동기부여는 생산성 이후에 옵니다 (이전이 아님). 우선 일하면서 영감을 얻으십시오.
많은 사람들이 생산적인 습관을 얻기 위해 영감이나 동기부여가 필요하다고 말합니다. 그러나 생산성이 높은 사람들은 동기부여가 있든 없든 시작하는 것에 집중합니다.
고전 책 “새들의 노래”에서 저자 앤 라모트는 지망 작가들에게 이렇게 조언합니다. 1인치 크기의 그림 액자을 통해 봐라.
그것은 무슨 뜻일까요?
한 번에 모든 것을 보고 해결할 필요가 없다는 의미입니다. 동기부여가 힘들 때 종종 프로젝트의 거대한 범위를 보고 있는 것이 그 이유입니다.
그것은 위협적입니다. 엄청난 작업과 직면할 때 시작하는 것이 어렵습니다.
라모트는 작가들에게 영감이나 동기부여를 걱정하지 말라고 합니다. 가능한 한 작게 시작하십시오. 자신의 신발을 묘사하고 시작한 다음, 어떤 단어든 페이지에 적는 것이 첫 번째 단계입니다.
그것은 당신의 작업에도 동일하게 적용되며 작가가 아닌 경우도 마찬가지입니다.
당신이 압도되거나 미루고있을 때 1인치 그림 프레임을 통해 봐라. 작업을 더 작은 조각으로 나누는 것처럼 무언가를 시작하십시오-계속 진행하기가 더 쉬워 집니다.
행동을 취하는 것이 동기부여로 이어지고, 동기부여가 더 많은 행동으로 이어집니다. 생산성 높은 사람들은 동기부여를 기다리지 않습니다. 일을 시작하면 동기부여가 따라옵니다.
14. 다중 작업하지 마세요
주변에 많은 방해 요소들때문에 다중 작업하는 것이 유혹적으로 보일 수 있습니다.
하지만 이렇게 하지 마세요.
다중 작업에 대한 이론은 명확합니다: 사람들은 이것을 못합니다.
이유는 “다중 작업”이라는 표현이 잘못된 것입니다. 다중 작업을 시도할 때, 사실상 두 가지 일을 동시에 하는 것이 아니라 두 가지 일에 대한 집중을 빠르게 전환하는 것입니다.
매번 전환할 때마다 새로운 작업에 대한 집중을 다시 해야 합니다. 작업에 속도를 내는데 몇 분이 걸리기 때문에, 이러한 “전환 비용”으로 인해 다중 작업이 매우 비효율적입니다.
다중 작업을 해도 괜찮은 경우가 있을까요? 아마도 있습니다.
오디오북을 들으면서 집 청소를 하는 경우에는 괜찮을 것입니다. 이유는 청소와 듣기라는 두 가지 작업이 같은 정신 자원을 사용하지 않기 때문입니다.
그러나 이메일을 작성하면서 팟캐스트 속 단어들을 따라가려고 하면, 두 가지 작업이 언어 자원을 두고 경쟁하기 때문에 작업 속도가 느려지고 품질이 떨어집니다. 또한 에너지가 소비되고 뇌가 더 피곤해져서 향후 작업에도 속력을 줄이게 됩니다.
하지만 다중 작업을 어떻게 멈출 수 있을까요?
다중 작업을 피하는 것은 이메일이 있는 탭을 닫고 슬랙, 이메일, 문자 알림을 무음으로 하는 것만큼 간단할 수 있습니다. 대부분의 직업에서 이메일에 추가로 반 시간 더 늦게 답장해도 큰 문제가 되지 않습니다.
다중 작업을 없애는 것은 가장 생산적인 습관 중 하나가 될 수 있습니다.
15. 탱크 채우기 – 충전하기
당신의 에너지는 생산성을 위해 시간만큼 중요합니다. 충전하세요.
생산성 전략, 이메일 템플릿, 예산 스프레드시트, 프로젝트 관리 소프트웨어 및 우선 순위 설정은 생산성을 향상시키는 데 유용한 방법들입니다.
그러나 스스로를 돌보지 않으면 도움이 되지 않습니다.
높은 생산성을 가진 사람들은 시간을 들여 충전합니다. 즉, 매일 충분한 수면을 취하고, 운동을 하며, 건강한 음식을 섭취하는 것을 의미합니다.
정신을 집중시키거나 집중력이 부족한 경우 개인 습관을 살펴 보십시오. 저는 7 또는 8 시간의 수면만으로는 충분하지 않다고 생각하기 때문입니다 – 나는 실제로 9 시간에 가까운 시간이 필요하며 이러한 수면 부족은 몇 일 동안 생산성에 영향을 줍니다.
잠자기. 운동하기. 건강한 음식 먹기. 외부로 나가 일광을 받기. 건강한 습관을 관리하는 것은 효율적인 작업 습관의 중요한 부분입니다.
16. 도끼를 갈다
아브라함 링컨에게 속하는 유명한 인용구가 있습니다:
“나무를 베기 위해 6시간을 주면, 처음 4시간 동안 도끼를 갈겠습니다.”
링컨이 이 말을 실제로 했는지 여부는 논란의 여지가 있지만, 그 뒤에 있는 교훈은 중요합니다: 생산적으로 일하려면 예리해져야 합니다.
도끼를 갈아 나무를 베는 데 유명한 아브라함 링컨 인용문 “나무를 베기 위해 6시간을 주면, 처음 4시간 동안 도끼를 갈겠습니다.”
현대적인 예로, 워렌 버핏과 찰리 멍거는 독서 덕분에 그들의 성공을 크게 얻었을 것이라고 생각합니다.
독서를 통해 많은 시간을 보내고, 더 많은 지식을 얻고, 그들의 거래에서 더 나아지면서, 더 빠르고 정확한 결정을 내릴 수 있었습니다.
멍거가 한 번 말했습니다:
“워렌도 저도 실제로 시간을 들여 생각하지 않고 결정을 내릴지언정 충분히 똑똑하지는 않습니다. 우리는 실제로 결정을 매우 빠르게 내리지만, 그것은 조용히 앉아서 읽고 생각하는 데 많은 시간을 투자했기 때문입니다.”
자기계발에 시간을 할애하면, 다양한 상황에 대해 효과적으로 대응할 수 있습니다.
17. 에너지 관리 (시간만이 아닌)
시간 관리는 생산성의 큰 부분입니다. 이 목록에 있는 생산성 습관 중 많은 것이 시간을 보다 효과적으로 관리하는 데 도움이 될 것입니다.
그러나 그와 마찬가지로 중요하고 종종 간과되는 것이 에너지 관리입니다.
생산적인 습관은 에너지 관리를 의미합니다.
매우 지쳤고 생각할 수조차 없다면, 남은 시간이 몇 시간이든 상관 없습니다. 그 시간을 생산적으로 사용할 수 없을 것입니다.
이것이 하루 중 어려운 작업을 처음에 처리하는 논리입니다. 정점 시간을 효율적으로 사용하여 더 적은 시간에 더 많은 일을 처리하여 피곤해지기 전에 할 수 있습니다. Basecamp의 창립자이자 CEO인 Jason Fried는 다음과 같이 말합니다.
“사람들은 종종 시간이 부족하다고 말하지만, 시간보다 주의를 덜 쏟을 것이라는 것을 기억하세요.”
고도로 생산적인 사람들은 일을 할 시간이 있다고 해서 충분하지 않다는 것을 알고 있습니다. 에너지를 관리하여 그것들을 처리할 에너지가 있을 때 가장 강도 높은 작업에 맞서는 것이 생산성을 높이는 중요한 요령입니다.
18. “아니요” 라고 말하는 것을 더 잘하자
“예” 라고 말하기는 정말 유혹적입니다.
새로운 프로젝트와 기회는 계속해서 생겨납니다. 그 가능성에 쉽게 흥분할 수 있습니다 – 그리고 너무 많은 약속으로 끝나게 됩니다.
‘아니요’ 라고 말하기는 어렵습니다. 그것은 의식적으로 일부를 제쳐두어 가장 중요한 우선 순위에 대한 작업을 할 시간을 갖게 된다는 것을 의미합니다. Productivity501의 전문가 Mark Shead는 “아니요” 라고 말하는 것의 중요성에 대해 다음과 같이 말했습니다.
“고효율적인 사람들은 일을 하지 않는 것을 정말 잘합니다.
할 일이 덜 있으면 중요한 일에 집중하고 생산성 있게 할 수 있는 시간이 더 늘어납니다. 너무 자주 사람들은 자신의 하루를 점점 더 많은 저가치 작업으로 채우면 생산성이 높아진다고 생각하지만, 이러한 저가치 작업은 고가치 작업에 투입할 수 있는 에너지와 창의성을 빼앗습니다.
내가 아는 가장 생산적이고 효율적인 사람들은 그들이 정말로 가치 있는 일을 파악하고 그것을 최선으로 수행하는 데 노력을 기울입니다. 대게 그렇게 하려면 ‘좋은’ 활동 중 일부를 중단해야 자신과 목표를 위한 최우선 순위에 집중할 수 있습니다.”
결론: 더 생산적인 방법
매우 생산적인 사람들은 마술사나 로봇처럼 보일 수 있습니다. 대부분의 경우, 가장 효율적인 사람들은 게으름과 다른 도전을 극복하는 방법을 찾아냈습니다.
가장 효율적인 사람들은 반드시 뛰어난 사람들이 아닙니다 – 그들은 그저 게으름을 이길 전략을 찾았을 뿐이죠.
우리의 생산성 팁은 주요 4가지로 요약됩니다. 다음은 더 생산적으로 지내는 방법입니다:
시간을 잘 관리하십시오
더 나은 할 일 목록을 작성하십시오
자신을 잘 돌보십시오
적극적으로 행동하십시오
하나 더 팁: 도움을 요청할 때를 아십시오.
요약하자면, 고생산성의 사람들이 더 효율적으로 일하기 위해 사용하는 18가지 작업 습관은 다음과 같습니다:
- 가장 중요한 작업 (MITs)부터 집중하세요
- 깊은 작업을 기르세요
- 산만한 일들을 기록하세요
- Eisenhower 행렬을 사용하세요
- 80/20 법칙을 사용하세요
- 작업을 작은 조각으로 나누세요
- 휴식을 취하세요
- 불필요한 결정을 줄이세요
- 비효율적인 의사소통을 없애세요
- 반복 가능한 단축키를 찾으세요
- 성공뿐 아니라 실패에서도 배우세요
- 문제가 발생할 때 계획하세요
- 자극이나 영감을 받지 않고 일하세요
- 멀티태스킹하지 않기위해 노력하세요
- 에너지를 충전하세요
- 도구를 개선하고 지속적으로 노력하세요
- 시간뿐만 아니라 에너지 관리에 주안점을 두세요
- ‘아니요’라고 말하는 법을 향상하세요